Sebelum mengundang auditor untuk sertifikasi HACCP dapur MBG, SPPG tidak cukup hanya memastikan dapur terlihat bersih. Kesiapan audit harus mencakup penerapan sistem keamanan pangan secara nyata, mulai dari identifikasi bahaya, pengendalian titik kritis, dokumentasi, rekaman kegiatan, hingga konsistensi pelaksanaan di lapangan.
Badan Gizi Nasional (BGN) menempatkan HACCP sebagai salah satu instrumen utama pengendalian risiko keamanan pangan pada SPPG. Sertifikasi HACCP dilakukan melalui lembaga sertifikasi independen yang terakreditasi Komite Akreditasi Nasional (KAN), sehingga dapur perlu benar-benar siap sebelum proses audit berlangsung.
1. Pastikan Dokumen HACCP Sudah Lengkap
Hal pertama yang perlu diperiksa adalah dokumen HACCP. SPPG harus memiliki HACCP Plan yang disusun berdasarkan kondisi nyata dapur dan jenis layanan yang dilakukan.
Dokumen tersebut tidak seharusnya hanya dibuat untuk memenuhi persyaratan administrasi. Auditor dapat melihat apakah analisis bahaya dan pengendalian yang tertulis memang sesuai dengan proses produksi makanan yang berlangsung setiap hari.
Beberapa dokumen yang perlu dipastikan antara lain:
- Profil dan ruang lingkup kegiatan SPPG.
- Deskripsi produk atau makanan yang diproduksi.
- Daftar bahan dan pemasok.
- Diagram alir proses produksi.
- Verifikasi diagram alir di lapangan.
- Analisis bahaya biologis, kimia, dan fisik.
- Penentuan Critical Control Point (CCP).
- Batas kritis pada setiap CCP.
- Prosedur monitoring CCP.
- Tindakan koreksi apabila terjadi penyimpangan.
- Prosedur verifikasi dan validasi.
- Rekaman pelaksanaan HACCP.
Pedoman sertifikasi keamanan pangan BGN juga mensyaratkan informasi terdokumentasi dan rekaman HACCP sebagai bagian dari informasi yang disiapkan dalam permohonan sertifikasi.
2. Cek Apakah Praktik di Dapur Sesuai Dokumen
Dokumen yang lengkap belum tentu membuat dapur MBG siap audit HACCP. Salah satu hal yang sangat penting adalah memastikan apa yang tertulis dalam dokumen benar-benar dilakukan oleh petugas.
Sebagai contoh, apabila HACCP Plan menetapkan pemantauan suhu pada tahapan tertentu, harus tersedia bukti bahwa pemantauan tersebut memang dilakukan secara rutin. Begitu pula apabila terdapat prosedur penerimaan bahan, penyimpanan, pengolahan, pendinginan, pemorsian, hingga distribusi, pelaksanaannya harus dapat ditelusuri melalui rekaman.
Kesenjangan antara dokumen dan kondisi lapangan dapat menjadi persoalan ketika auditor melakukan pemeriksaan.
Karena itu, sebelum audit, lakukan self-assessment dengan melihat dapur seolah-olah sedang diaudit. Jangan hanya memeriksa map dokumen, tetapi telusuri seluruh alur produksi dari bahan datang sampai makanan didistribusikan.
3. Pastikan Analisis Bahaya dan CCP Benar-Benar Diterapkan
Inti dari HACCP adalah pengendalian bahaya keamanan pangan secara sistematis. SPPG perlu memahami potensi bahaya yang dapat muncul pada setiap tahapan proses.
Bahaya tersebut dapat berupa:
- Bahaya biologis, seperti bakteri atau mikroorganisme patogen.
- Bahaya kimia, seperti residu bahan kimia atau kontaminasi bahan berbahaya.
- Bahaya fisik, seperti benda asing yang masuk ke dalam makanan.
Setelah bahaya diidentifikasi, SPPG perlu memastikan pengendaliannya dilakukan sesuai HACCP Plan. Jika suatu tahapan ditetapkan sebagai CCP, parameter pengendaliannya harus dipahami oleh petugas yang bertanggung jawab.
Jangan sampai CCP hanya tercantum di dokumen, tetapi petugas dapur tidak mengetahui apa yang harus dipantau, berapa batas kritisnya, bagaimana mencatat hasil pemantauan, dan apa tindakan yang harus dilakukan ketika terjadi penyimpangan.
4. Periksa Rekaman Monitoring dan Tindakan Koreksi
Salah satu bagian penting dalam audit HACCP adalah bukti bahwa sistem benar-benar berjalan. Karena itu, SPPG perlu memeriksa kembali seluruh formulir dan rekaman yang digunakan dalam operasional. Jangan sampai formulir tersedia, tetapi kosong, tidak konsisten, atau hanya diisi menjelang audit.
Rekaman dapat berkaitan dengan penerimaan bahan, penyimpanan, suhu, proses produksi, kebersihan, sanitasi, pengendalian hama, distribusi, hingga monitoring CCP sesuai sistem yang diterapkan.
Apabila pernah terjadi penyimpangan, harus tersedia bukti mengenai tindakan koreksi yang dilakukan. Auditor tidak selalu mengharapkan proses berjalan tanpa masalah, tetapi perlu melihat bahwa SPPG memiliki mekanisme untuk menemukan, menangani, dan mencegah terulangnya penyimpangan.
5. Cek Bahan Baku dan Pemasok
Keamanan pangan tidak dimulai ketika bahan masuk ke panci. Pengendalian perlu dimulai sejak bahan diterima.
SPPG perlu memiliki informasi mengenai pemasok, prosedur evaluasi pemasok, pemeriksaan bahan yang datang, serta persyaratan bahan yang digunakan. Pedoman sertifikasi BGN juga mencantumkan informasi pemasok, prosedur evaluasi pemasok, dan prosedur inspeksi bahan baku sebagai bagian dari informasi yang perlu disiapkan dalam pengajuan sertifikasi HACCP.
Pastikan pula bahan yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Jika terdapat bahan yang tidak memenuhi persyaratan, harus terdapat mekanisme penanganan yang jelas.
Hal ini penting karena bahan baku yang tidak terkendali dapat menjadi sumber bahaya sebelum proses pengolahan bahkan dimulai.
6. Jangan Lupakan Peralatan dan Kalibrasi
Peralatan yang digunakan dalam proses produksi juga perlu diperiksa. Termasuk alat ukur yang digunakan untuk memantau parameter keamanan pangan.
Jika terdapat alat yang berpengaruh terhadap hasil pengukuran dan pengendalian keamanan pangan, SPPG perlu memastikan status kalibrasi atau verifikasinya sesuai kebutuhan. Pedoman BGN memasukkan daftar peralatan serta sertifikat kalibrasi atau bukti verifikasi peralatan yang berpengaruh terhadap keamanan pangan sebagai informasi yang relevan dalam proses sertifikasi.
Artinya, jangan menunggu auditor datang baru mencari sertifikat kalibrasi atau memeriksa kondisi alat.
7. Pastikan Higiene Personel dan Sanitasi Konsisten
HACCP tidak dapat berjalan tanpa penerapan higiene yang konsisten. Personel dapur harus memahami kebersihan diri, penggunaan perlengkapan kerja, pencegahan kontaminasi silang, serta prosedur sanitasi yang berlaku.
Area produksi, peralatan, tempat penyimpanan, fasilitas pencucian, dan lingkungan sekitar juga perlu diperiksa secara rutin.
Hal ini semakin penting karena sertifikasi keamanan pangan SPPG tidak berdiri sendiri. BGN juga menempatkan SLHS dan HACCP sebagai instrumen keamanan pangan dalam penyelenggaraan MBG. Pedoman BGN menyebut pembinaan SLHS mencakup fasilitas, kebersihan, dan pengelolaan sanitasi, sedangkan HACCP berfokus pada identifikasi bahaya, CCP, dan monitoring pengendalian risiko.
8. Lakukan Simulasi Audit Sebelum Auditor Datang
Sebelum mengundang lembaga sertifikasi, SPPG sebaiknya melakukan simulasi audit HACCP.
Periksa apakah setiap petugas dapat menjelaskan tugasnya. Tanyakan kepada penanggung jawab CCP mengenai parameter yang dipantau. Ambil beberapa rekaman secara acak dan cocokkan dengan kondisi di lapangan.
Lakukan pula pemeriksaan terhadap dokumen dan rekaman secara menyeluruh. Jika ditemukan ketidaksesuaian, lakukan perbaikan dan dokumentasikan tindak lanjutnya.
Pendekatan ini penting karena BGN menegaskan bahwa dapur SPPG harus siap menghadapi audit secara objektif dan berkelanjutan, bukan hanya mempersiapkan diri ketika jadwal audit sudah ditetapkan.
Jangan Undang Auditor Sebelum Dapur Benar-Benar Siap
Mengundang auditor sertifikasi HACCP sebaiknya dilakukan setelah SPPG memastikan sistem keamanan pangan telah berjalan, bukan sekadar setelah dokumen selesai dibuat.
Cek kembali dokumen HACCP, diagram alir, analisis bahaya, CCP, rekaman monitoring, bahan baku, pemasok, peralatan, kalibrasi, higiene personel, sanitasi, hingga kesiapan seluruh petugas. Semua bagian tersebut harus saling terhubung dan sesuai dengan kondisi nyata dapur.
Pedoman BGN menyebut bahwa sertifikasi HACCP untuk SPPG diajukan kepada lembaga sertifikasi yang terakreditasi KAN. Prosesnya diawali dengan kesiapan administratif dan teknis sebelum dilakukan audit lapangan.
BOSA JASA menyediakan jasa konsultasi dan pendampingan HACCP dapur MBG, termasuk membantu mempersiapkan dokumen, melakukan pengecekan kesiapan, dan mendampingi SPPG agar lebih siap menghadapi proses sertifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Dengan persiapan yang dilakukan sejak awal, audit tidak hanya dipandang sebagai pemeriksaan, tetapi sebagai proses untuk memastikan sistem keamanan pangan benar-benar berjalan dan dapat dipertanggungjawabkan.