Dapur MBG atau Satuan Pelayanan Pemenuhan Gizi (SPPG) perlu menyiapkan sistem keamanan pangan secara menyeluruh sebelum mengikuti sertifikasi HACCP. Kesiapan tidak hanya dilihat dari kelengkapan dokumen, tetapi juga dari penerapan prosedur di dapur, pengendalian bahaya, rekaman monitoring, serta kemampuan personel menjalankan sistem secara konsisten.
Dalam pedoman sertifikasi keamanan pangan SPPG, sertifikasi HACCP dilakukan setelah pemenuhan persyaratan higiene dan sanitasi melalui SLHS. Audit HACCP kemudian dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen yang diakui dalam sistem akreditasi KAN.
Apa yang Dinilai dalam Sertifikasi HACCP SPPG?
HACCP berfokus pada bagaimana dapur mengidentifikasi dan mengendalikan bahaya keamanan pangan selama proses produksi. Bahaya yang diperhatikan mencakup bahaya biologis, kimia, dan fisik.
Pedoman BGN menyebutkan bahwa evaluasi sertifikasi HACCP mencakup antara lain:
- praktik higiene;
- sistem analisis bahaya dan titik kendali kritis (HACCP);
- fasilitas, sarana, prasarana, dan peralatan;
- dokumen serta rekaman;
- proses produksi yang berlangsung di dapur.
Evaluasi tidak hanya dilakukan dengan membaca dokumen. Auditor dapat menggunakan kombinasi inspeksi fasilitas dan proses, audit dokumen dan rekaman, wawancara, observasi, maupun demonstrasi.
Artinya, dapur yang memiliki dokumen HACCP lengkap tetapi tidak menjalankannya dalam kegiatan sehari-hari tetap perlu memperbaiki kesiapan sebelum menghadapi audit.
1. Pastikan SLHS dan Kondisi Dasar Dapur Sudah Siap
Sertifikasi HACCP untuk SPPG berada dalam rangkaian sistem keamanan pangan yang dimulai dari pemenuhan higiene dan sanitasi.
Pedoman BGN menjelaskan bahwa SLHS menjadi dasar pemenuhan aspek kebersihan dan sanitasi lingkungan produksi pangan, sedangkan HACCP berfokus pada pengendalian risiko bahaya dalam proses produksi.
Karena itu, sebelum fokus pada dokumen HACCP, SPPG perlu memastikan:
- kondisi bangunan dan fasilitas sesuai persyaratan;
- sumber air dan sanitasi terkendali;
- pengelolaan limbah berjalan;
- area produksi terjaga kebersihannya;
- peralatan dalam kondisi layak;
- praktik higiene personel diterapkan secara konsisten.
Kondisi dasar tersebut penting karena HACCP bukan pengganti praktik higiene dan sanitasi. Keduanya merupakan bagian yang saling melengkapi dalam sistem keamanan pangan SPPG.
2. Bentuk Tim HACCP yang Memahami Operasional Dapur
Salah satu kesalahan yang dapat terjadi adalah membuat dokumen HACCP tanpa melibatkan orang yang benar-benar memahami kegiatan dapur.
Tim HACCP sebaiknya mengetahui secara langsung bagaimana bahan diterima, disimpan, diproses, dimasak, ditangani setelah pemasakan, hingga makanan didistribusikan.
Tim juga harus memahami:
- karakteristik produk;
- alur proses produksi;
- potensi bahaya pada setiap tahapan;
- tindakan pengendalian;
- titik kendali kritis atau CCP;
- batas kritis;
- metode monitoring;
- tindakan koreksi;
- proses verifikasi dan pencatatan.
Karena itu, personel internal juga perlu memahami sistem yang akan mereka jalankan, bukan hanya mengandalkan konsultan atau dokumen yang sudah jadi.
3. Buat Diagram Alir Proses yang Benar-Benar Sesuai Kondisi Dapur
Diagram alir merupakan bagian penting dalam penerapan HACCP karena menjadi dasar untuk menganalisis bahaya pada setiap tahapan proses.
Jangan membuat diagram alir hanya berdasarkan contoh dari dapur lain. Jika kondisi di lapangan berbeda dengan dokumen, auditor dapat menemukan ketidaksesuaian ketika melakukan observasi.
4. Identifikasi Bahaya pada Setiap Tahapan
Setelah diagram alir dibuat, setiap tahapan perlu dianalisis untuk mengetahui potensi bahaya.
Secara umum, analisis dapat mencakup bbahaya biologis, misalnya:
- bakteri patogen;
- kontaminasi silang;
- pertumbuhan mikroorganisme akibat pengendalian suhu yang tidak tepat.
Ataupun bahaya kimia, misalnya:
- residu bahan kimia;
- penggunaan bahan yang tidak sesuai;
- kontaminasi dari bahan pembersih.
Bahaya fisik, misalnya:
- serpihan logam;
- pecahan plastik;
- rambut;
- benda asing lainnya.
BGN menempatkan analisis bahaya sebagai bagian penting dari sistem pengendalian risiko pangan pada SPPG.
5. Tentukan CCP dan Batas Kritis Secara Terukur
Setelah bahaya diidentifikasi, SPPG perlu menentukan tahapan yang membutuhkan pengendalian sebagai Critical Control Point atau CCP.
Contohnya dapat berkaitan dengan proses pemasakan apabila tahap tersebut diperlukan untuk mengendalikan bahaya mikrobiologis tertentu.
Dengan demikian, HACCP menjadi sistem pengendalian yang dapat dibuktikan melalui rekaman, bukan sekadar dokumen formal.
6. Pastikan Monitoring CCP Benar-Benar Dilakukan
Salah satu strategi penting sebelum audit adalah memastikan setiap monitoring dilakukan secara konsisten. Jika suatu parameter harus dicatat, maka catatan tersebut seharusnya tersedia sesuai kegiatan yang sebenarnya dilakukan.
Contohnya dapat berupa pencatatan:
- suhu;
- waktu;
- kondisi penyimpanan;
- hasil pemeriksaan bahan;
- hasil pemeriksaan proses;
- tindakan koreksi.
Jangan membuat rekaman hanya menjelang auditor datang. Rekaman yang baik seharusnya menggambarkan pelaksanaan sistem keamanan pangan dalam kegiatan operasional sehari-hari.
7. Siapkan Bukti Penerapan, Bukan Hanya Dokumen
Dokumen HACCP memang penting, tetapi auditor juga perlu melihat bukti bahwa sistem tersebut diterapkan. Karena itu, SPPG sebaiknya memastikan dokumen seperti:
- SOP;
- formulir monitoring;
- catatan penerimaan bahan;
- catatan penyimpanan;
- catatan monitoring CCP;
- catatan kebersihan;
- catatan tindakan koreksi;
- catatan verifikasi;
benar-benar digunakan dalam operasional.
Dokumen yang bagus tetapi tidak dikenal oleh petugas dapur justru dapat menjadi masalah ketika auditor melakukan wawancara atau observasi.
8. Latih Petugas Sebelum Audit
Kesiapan personel sering kali tidak kalah penting dari kesiapan dokumen. Petugas yang berkaitan dengan proses produksi perlu mengetahui tugasnya masing-masing dan memahami alasan di balik prosedur yang diterapkan.
Auditor dapat melakukan wawancara selama evaluasi. Karena itu, petugas sebaiknya mampu menjelaskan praktik yang memang mereka lakukan sehari-hari.
9. Lakukan Simulasi Audit Sebelum Auditor Datang
Salah satu strategi yang dapat dilakukan SPPG adalah melakukan audit internal atau simulasi audit. Cobalah periksa dapur dengan sudut pandang auditor:
Kemudian cari perbedaan antara prosedur tertulis dan kondisi aktual. Misalnya, SOP menyebutkan suatu pemeriksaan dilakukan setiap hari, tetapi formulir menunjukkan pencatatan tidak lengkap. Temuan seperti ini sebaiknya diperbaiki sebelum proses sertifikasi.
10. Jangan Mengabaikan Ketidaksesuaian Kecil
Temuan audit sebaiknya tidak dianggap sebagai persoalan administratif semata. Jika ditemukan ketidaksesuaian, SPPG perlu:
- memahami penyebabnya;
- menentukan tindakan koreksi;
- memperbaiki proses;
- mencatat tindakan yang dilakukan;
- memastikan masalah tidak berulang.
Pendekatan ini sejalan dengan tujuan sertifikasi keamanan pangan SPPG yang juga diarahkan untuk mendorong perbaikan berkelanjutan.
11. Pastikan Lembaga Sertifikasi Sesuai Ketentuan
Dalam konteks SPPG, penting memahami bahwa KAN bukan pihak yang datang langsung untuk memberikan sertifikat HACCP kepada dapur.
Pedoman BGN menjelaskan bahwa KAN berperan melakukan akreditasi terhadap lembaga sertifikasi dan memastikan kompetensi serta integritas proses sertifikasi. Sementara itu, lembaga sertifikasi independen melakukan audit sertifikasi HACCP terhadap SPPG yang telah memenuhi persyaratan sebelumnya.
Karena itu, sebelum menggunakan jasa sertifikasi, SPPG perlu memastikan lembaga sertifikasi dan skema sertifikasinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk SPPG.
Ini berbeda dengan jasa pendampingan. Pihak yang membantu menyiapkan dokumen dan kesiapan dapur bukan otomatis merupakan lembaga yang menerbitkan sertifikat.
12. Siapkan Dapur untuk Audit Tahap 1 dan Tahap 2
Pedoman sertifikasi HACCP SPPG mengatur evaluasi dalam dua tahap.
Tahap pertama berkaitan dengan penilaian informasi dan kesiapan berdasarkan persyaratan sertifikasi. Selanjutnya, tahap kedua mencakup evaluasi terhadap implementasi di lokasi, termasuk inspeksi proses, audit dokumen dan rekaman, wawancara, observasi, atau demonstrasi.
Karena itu, strategi persiapannya juga harus dibagi dua:
Tahap dokumen:
Pastikan sistem HACCP, diagram alir, analisis bahaya, CCP, prosedur monitoring, dan rekaman sudah disiapkan.
Tahap lapangan:
Pastikan kondisi dapur, personel, proses produksi, monitoring, dan penerapan SOP sesuai dengan dokumen.
Kuncinya adalah dokumen dan praktik harus berbicara dengan bahasa yang sama.
Bagaimana BOSA JASA Membantu Persiapan Sertifikasi HACCP SPPG?
Persiapan sertifikasi HACCP dapat membutuhkan penyesuaian antara dokumen dengan kondisi nyata dapur. Karena itu, pendampingan dapat membantu SPPG mengidentifikasi bagian yang masih belum sesuai sebelum masuk ke proses audit.
BOSA JASA dapat membantu pendampingan persiapan dokumen dan kesiapan sistem HACCP SPPG, mulai dari pemetaan proses, penyusunan dokumen, hingga persiapan menghadapi tahapan audit.
Namun, pendampingan dan sertifikasi merupakan dua fungsi yang berbeda. Keputusan sertifikasi tetap berada pada lembaga sertifikasi sesuai skema dan kewenangannya.